Acte necesare pentru un magazin online în 2026: ghid complet

Pentru un magazin online în România ai nevoie de o formă juridică (SRL, PFA sau II), de codul CAEN potrivit pentru activitatea de comerț, de date de identificare complete pe site, de termeni și condiții, politică de confidențialitate și de retur, de pictograma ANPC pentru soluționarea alternativă a litigiilor și de un sistem de facturare conectat la e-Factura.

Lista pare lungă, dar majoritatea documentelor se pregătesc o singură dată, înainte de lansare. Mai jos găsești fiecare obligație explicată pe scurt, ce trebuie afișat pe site și greșelile care atrag amenzi sau reclamații.

Ce formă juridică alegi pentru un magazin online?

Forma juridică este entitatea care vinde, emite facturi și răspunde în fața clienților și a autorităților. Pentru comerț online, cele mai folosite variante sunt SRL-ul și PFA-ul.

SRL-ul separă patrimoniul firmei de cel personal și este preferat de procesatorii de plăți, curieri și marketplace-uri. PFA-ul se înființează mai simplu, dar răspunzi cu bunurile personale. Înregistrarea se face la Oficiul Național al Registrului Comerțului, iar alegerea între ele depinde de volumul estimat și de regimul fiscal, discutat cu un contabil.

Actele și obligațiile unui magazin online în România

Obligație	Ce înseamnă	Unde apare
Formă juridică	SRL, PFA sau II înregistrat la ONRC	Date de identificare în subsol
Cod CAEN	Activitatea de comerț cu amănuntul pentru produsele vândute	Certificat de înregistrare
Date de identificare	Denumire, CUI, nr. Registrul Comerțului, adresă, contact	Subsol, pagina de contact
Termeni și condiții	Regulile contractului la distanță	Pagină dedicată, bifă la checkout
Confidențialitate și cookie-uri	Prelucrarea datelor conform GDPR	Pagini dedicate, banner de consimțământ
Politică de retur	Dreptul de retragere în 14 zile	Pagină dedicată, formular de retragere
Pictograma ANPC SAL	Soluționarea alternativă a litigiilor	Subsol, vizibilă
Facturare și e-Factura	Facturi raportate în sistemul ANAF	Program de facturare legat de comenzi

Ce cod CAEN îți trebuie?

Codul CAEN descrie activitatea firmei. În clasificarea veche, comerțul online avea un cod dedicat, 4791, pe care îl vei găsi încă în multe ghiduri. România a trecut la clasificarea CAEN Rev. 3, aliniată la standardul european NACE Rev. 2.1, în care vânzarea cu amănuntul se încadrează în principal după tipul produselor vândute, nu după canalul de vânzare.

Pentru că încadrarea exactă depinde de produse și de calendarul de actualizare a codurilor, stabilește codul împreună cu contabilul și verifică informațiile curente pe site-ul ONRC.

Ce documente legale afișezi pe site?

Documentele legale stabilesc regulile contractului încheiat la distanță și modul în care prelucrezi datele clienților.

• Termeni și condiții: comanda, prețul, plata, livrarea, garanția, retururile și soluționarea litigiilor.
• Politica de confidențialitate: ce date colectezi, de ce, cât timp le păstrezi și drepturile clientului, conform GDPR.
• Politica de cookie-uri: lista cookie-urilor, scopul lor și un banner care cere consimțământul înainte de tracking.
• Politica de retur: dreptul de retragere în 14 zile, formularul de retragere și termenul de rambursare.

Politica de retur are propriul ghid: politica de retur pentru magazin online. Bannerul de cookie-uri influențează direct măsurarea vânzărilor, motiv pentru care merită configurat corect de la început.

Ce înseamnă pictogramele ANPC și e-Factura?

Comercianții online afișează pictograma care trimite la procedura de soluționare alternativă a litigiilor (SAL), conform cerințelor Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor. Platforma europeană de soluționare online a litigiilor (SOL) a fost închisă în iulie 2025, așa că verifică cerințele actuale pe site-ul ANPC înainte de a copia un subsol vechi.

Facturile emise de magazin se raportează în sistemul RO e-Factura al ANAF, inclusiv cele către persoane fizice. Detaliile și automatizarea sunt explicate în ghidul despre e-Factura pentru magazine online.

Cum pregătești actele, pas cu pas?

1. Alegi forma juridică. SRL sau PFA, după discuția cu contabilul.
2. Stabilești codul CAEN. Pe baza produselor și a clasificării în vigoare.
3. Deschizi contul bancar. Necesar pentru procesatorul de plăți și curieri.
4. Redactezi documentele legale. Termeni, confidențialitate, cookie-uri, retur.
5. Configurezi facturarea. Program conectat la magazin și la e-Factura.
6. Afișezi datele și pictogramele. În subsol și pe pagina de contact.
7. Testezi o comandă completă. De la checkout la factură și retur.

Pașii tehnici de după acte sunt adunați în checklistul de lansare a magazinului online.

Pe lângă documentele firmei, magazinul are nevoie de un banner de cookie-uri legat corect de tagurile de analiză și publicitate, după regulile din ghidul despre Consent Mode v2.

Pe lângă actele firmei, site-ul are nevoie de documentele care țin de protecția consumatorului și a datelor: termeni și condiții, politica de confidențialitate conform GDPR și informațiile despre ANPC și soluționarea alternativă a litigiilor.

Greșeli frecvente la actele unui magazin online

Prima greșeală este copierea termenilor și condițiilor de pe alt site. Documentele copiate conțin adesea date, termene și procese care nu corespund magazinului tău, iar în caz de litigiu contează ce ai afișat.

A doua greșeală este un banner de cookie-uri care încarcă tracking-ul înainte de consimțământ. Pe lângă riscul legal, datele colectate astfel devin greu de folosit corect în Google Ads și Meta.

A treia greșeală este lipsa datelor de identificare complete. Clienții și procesatorii de plăți verifică denumirea firmei, CUI-ul și adresa înainte de a avea încredere în magazin.

Întrebări frecvente

Pot vinde online fără firmă?

Nu poți vinde online în mod repetat, ca activitate comercială, fără o formă juridică înregistrată. Vânzarea ocazională a bunurilor personale este altă situație. Pentru un magazin online ai nevoie de SRL, PFA sau II, cont bancar, facturare și documentele legale afișate pe site înainte de prima comandă.

Este mai bine SRL sau PFA pentru un magazin online?

SRL-ul separă patrimoniul personal de cel al firmei și este preferat de procesatorii de plăți, curieri și marketplace-uri precum eMAG. PFA-ul se înființează mai simplu, dar răspunzi cu bunurile personale. Alegerea depinde de volumul estimat, de cheltuieli și de regimul fiscal, discutate cu un contabil.

Mai este valabil codul CAEN 4791?

Codul 4791 aparține clasificării CAEN Rev. 2. România a adoptat CAEN Rev. 3, aliniată la NACE Rev. 2.1, în care comerțul cu amănuntul se încadrează în principal după tipul produselor. Firmele existente au termen pentru actualizarea codurilor, așa că verifică încadrarea corectă cu contabilul și pe site-ul ONRC.

Ce trebuie să conțină termenii și condițiile?

Termenii și condițiile descriu datele vânzătorului, procesul de comandă, prețurile și taxele, metodele de plată, livrarea și termenele, garanția, dreptul de retragere în 14 zile, rambursarea, soluționarea litigiilor și legea aplicabilă. Documentul trebuie să corespundă proceselor reale ale magazinului, nu unui model copiat.

Am nevoie de banner de cookie-uri?

Da, dacă folosești cookie-uri care nu sunt strict necesare funcționării site-ului, precum Google Analytics, Google Ads sau pixelul Meta. Bannerul trebuie să ceară consimțământul înainte de încărcarea acestor scripturi și să permită refuzul la fel de ușor ca acceptarea. Configurarea influențează și măsurarea conversiilor.

Trebuie să emit factură pentru persoanele fizice?

Da. Magazinul emite factură pentru fiecare vânzare, iar facturile se raportează în sistemul RO e-Factura, inclusiv cele către persoane fizice. Un program de facturare conectat la magazin automatizează emiterea, raportarea și trimiterea facturii pe email, fără muncă manuală pentru fiecare comandă.

Ce date ale firmei afișez pe site?

Afișează denumirea completă a firmei, codul unic de înregistrare, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, sediul, adresa de email și numărul de telefon pentru contact. Pune-le în subsolul fiecărei pagini și pe pagina de contact, ca să fie găsite ușor de clienți, procesatori de plăți și autorități.

Pasul următor: de la acte la lansare

Cu firma, documentele și facturarea pregătite, următorul pas este configurarea plăților, a livrării și testarea fluxului complet de comandă.

Continuă cu ghidul despre procesatorii de plăți online, apoi cu integrarea curierilor. Dacă încă îți faci bugetul, vezi cât costă un magazin online.